Auto Lamar Sesuai Profil

Memo

Definisi Memo

Berdasarkan laman Gramedia, memo adalah memorandum; bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai surat pernyataan dalam hubungan diplomasi.

Apa Itu Memo?

Memo adalah singkatan dari memorandum. Memo adalah bentuk komunikasi bisnis yang sering digunakan di dalam organisasi.

Biasanya, memo digunakan untuk mengirim pesan internal secara cepat dan efisien antara berbagai tingkat manajemen, departemen, atau unit dalam perusahaan.

Meskipun memo sering digunakan di era digital saat ini, memahami konsep dasar dan pentingnya memo tetap relevan dalam dunia bisnis.

ADA Fitur Baru: CUAN GAMES

Tujuan Memo

Tujuan utama dari memo adalah menyampaikan informasi atau pesan secara jelas dan singkat kepada penerima yang dituju. Ini dapat berupa pengumuman, permintaan, laporan, atau instruksi. Dengan memo, organisasi dapat menjaga komunikasi internal yang efisien dan terstruktur.

Fungsi Memo

Memo memiliki beberapa fungsi penting dalam konteks bisnis:

  1. Menginformasikan: Memo digunakan untuk memberi tahu karyawan atau tim tentang perubahan dalam organisasi, peraturan baru, atau peristiwa penting lainnya.
  2. Memberikan Instruksi: Memo sering digunakan untuk memberikan instruksi tertulis kepada karyawan, seperti tugas atau tindakan yang harus diambil.
  3. Merekam Informasi: Memo dapat berfungsi sebagai catatan yang mencatat peristiwa, pertemuan, atau keputusan yang penting. Ini membantu dalam melacak sejarah organisasi.
  4. Koordinasi: Memo membantu mengkoordinasikan tindakan dan kegiatan antara berbagai departemen atau tim di dalam perusahaan.


Jenis-Jenis Memo

Ada beberapa jenis memo yang umum digunakan, antara lain:

  1. Memo Pengumuman: Digunakan untuk menginformasikan perubahan, penghargaan, atau peristiwa penting lainnya di perusahaan.
  2. Memo Instruksi: Berisi instruksi tertulis yang harus diikuti oleh penerima, seperti tugas atau prosedur baru.
  3. Memo Laporan: Digunakan untuk melaporkan hasil pertemuan, proyek, atau penelitian kepada pihak yang berkepentingan.

Ciri-Ciri Memo

Beberapa ciri-ciri memo yang mencolok meliputi:

Dapat Interview, #GA PAKE LAMAR

  • Singkat dan Jelas: Memo biasanya singkat, langsung ke intinya, dan tidak mengandung informasi yang tidak perlu.
  • Format Resmi: Memo umumnya memiliki format resmi dengan heading yang mencakup kepada, dari, tanggal, dan subjek.
  • Ditandatangani: Memo seringkali ditandatangani oleh pengirim atau atasan yang memerintahkan.
  • Bahasa Formal: Memo menggunakan bahasa formal dan netral.

Struktur Memo

Sebuah memo umumnya memiliki struktur yang khas, terdiri dari:

  1. Header: Berisi alamat, tanggal, dan subjek memo.
  2. Pengantar: Menyajikan informasi dasar, seperti latar belakang atau konteks pesan.
  3. Isi Pesan: Berisi informasi utama yang ingin disampaikan.
  4. Kesimpulan: Merangkum pesan utama dan mungkin mengarahkan tindakan yang harus diambil.
  5. Tanda Tangan: Nama dan jabatan pengirim.

Tips Membuat Memo

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat memo yang efektif:



  1. Jelas dan Singkat: Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Hindari penggunaan frasa yang ambigu atau berlebihan.
  2. Gunakan Heading: Gunakan heading atau subheading untuk memisahkan bagian-bagian penting dalam memo.
  3. Gunakan Daftar Poin: Gunakan daftar poin untuk merinci informasi dengan lebih rapi.
  4. Periksa Tata Bahasa: Pastikan memo bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.

Cara Membuat Memo

Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat memo:

  1. Header: Tuliskan alamat, tanggal, dan subjek memo dengan jelas.
  2. Pengantar: Jelaskan latar belakang atau konteks memo dengan singkat.
  3. Isi Pesan: Sampaikan informasi atau pesan dengan jelas dan singkat.
  4. Kesimpulan: Tandai tindakan yang harus diambil (jika diperlukan) dan rangkum pesan utama.
  5. Tanda Tangan: Tandatangani memo dengan nama dan jabatan Anda.
  6. Distribusi: Pastikan memo dikirim ke penerima yang tepat.

Perbedaan Memo dan Email

Walaupun memo dan email adalah bentuk komunikasi tertulis, ada beberapa perbedaan utama antara keduanya:

  1. Media Pengiriman: Memo biasanya dicetak dan disampaikan dalam format fisik, sedangkan email dikirim secara elektronik melalui internet.
  2. Sifat Formalitas: Memo cenderung lebih formal dalam bahasa dan formatnya, sementara email bisa lebih santai.
  3. Penerima: Memo umumnya ditujukan kepada individu atau departemen dalam organisasi, sementara email dapat ditujukan kepada individu atau organisasi eksternal.
  4. Rekam Jejak: Memo seringkali digunakan untuk mencatat informasi yang dapat diakses kembali, sementara email seringkali digunakan untuk komunikasi sehari-hari.

Dalam dunia bisnis dan organisasi, memo tetap menjadi alat komunikasi yang penting untuk berbagi informasi penting dan menjaga catatan internal. Dengan mengikuti prinsip-prinsip dasar dan tips yang tepat, Anda dapat membuat memo yang efektif dan bermanfaat bagi organisasi Anda. Menulis memo yang jelas dan terstruktur membantu memastikan pesan Anda sampai dengan baik kepada penerima yang dituju, sehingga mendukung produktivitas dan kerja sama dalam organisasi.

Istilah lainnya: